- Administrator danych
- Inspektor Ochrony Danych
- Cele i podstawy prawne przetwarzania
- Kategorie przetwarzanych danych
- Odbiorcy danych
- Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
- Okres przechowywania danych
- Prawa osób, których dane dotyczą
- Profilowanie i decyzje zautomatyzowane
- Dobrowolność podania danych
- Bezpieczeństwo danych
- Pliki cookies
- Zmiany Polityki prywatności
Administrator danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem niniejszego serwisu jest TELOS Clinic — podmiot działający pod oznaczeniem handlowym „TELOS".
Pełne dane administratora:
- Nazwa: TELOS CLINIC sp. z o.o.
- Adres siedziby: ul. Mogilska 134, 31-445 Kraków
- NIP: 9462736852
- REGON: 52765716600000
- KRS: 0001086309
- Nr wpisu do Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą (RPWDL): [w trakcie uzyskiwania]
- E-mail kontaktowy: contact@telos.clinic
Z administratorem można skontaktować się drogą elektroniczną pod adresem contact@telos.clinic lub pisemnie na adres siedziby.
Inspektor Ochrony Danych
Z uwagi na planowany profil działalności — świadczenie usług medycznych z przetwarzaniem danych szczególnej kategorii (zdrowotnych, genetycznych, biometrycznych) — Administrator wyznaczy Inspektora Ochrony Danych zgodnie z art. 37 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: „RODO").
Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych: [zostaną opublikowane przed rozpoczęciem świadczenia usług medycznych; planowany adres: iod@telos.clinic]
Do Inspektora Ochrony Danych można kierować wszelkie pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem.
Cele i podstawy prawne przetwarzania
Na obecnym etapie — prowadzenia serwisu przed otwarciem kliniki — Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach:
3.1. Obsługa zapytań przesłanych przez formularz kontaktowy lub pocztą elektroniczną
- Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO — podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy; art. 6 ust. 1 lit. f) RODO — prawnie uzasadniony interes administratora polegający na prowadzeniu komunikacji i budowaniu relacji z potencjalnymi pacjentami i partnerami.
- Zakres danych: imię i nazwisko, adres e-mail, treść wiadomości, opcjonalnie numer telefonu.
3.2. Prowadzenie listy osób zainteresowanych otwarciem kliniki (pre-launch)
- Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO — zgoda osoby, której dane dotyczą.
- Zakres danych: adres e-mail oraz opcjonalnie imię.
- Konsekwencje wyrażenia zgody: otrzymanie powiadomienia o otwarciu kliniki oraz materiałów informacyjnych z zakresu medycyny longevity; zgoda może być w każdej chwili wycofana bez podania przyczyny.
3.3. Komunikacja z partnerami (laboratoria, lekarze, media)
- Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (działania zmierzające do zawarcia umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na budowaniu sieci partnerskich).
3.4. Analityka serwisu
- Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO — zgoda wyrażona poprzez wybór dokonany w banerze cookies.
- Zakres: dane statystyczne dotyczące ruchu na stronie, typu urządzenia, lokalizacji ogólnej (na poziomie kraju), źródła odwiedzin.
3.5. Obrona przed roszczeniami i dochodzenie roszczeń
- Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO — prawnie uzasadniony interes administratora.
3.6. Wypełnienie obowiązków prawnych
- Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO — wypełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa (m.in. podatkowych, rachunkowych).
Kategorie przetwarzanych danych
Na etapie przed-otwarciowym Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych:
- Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko
- Dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu (jeśli zostanie podany), adres korespondencyjny (jeśli dotyczy)
- Dane dotyczące korespondencji: treść wiadomości, data i czas kontaktu
- Dane techniczne: adres IP, identyfikator przeglądarki, system operacyjny, dane o interakcji ze stroną (za zgodą na cookies analityczne)
Administrator nie przetwarza na obecnym etapie danych zdrowotnych, genetycznych ani biometrycznych.
Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą zostać przekazane następującym kategoriom odbiorców:
- Dostawca hostingu i infrastruktury CDN — Cloudflare, Inc. (USA) — na potrzeby udostępniania serwisu
- Dostawca usług poczty elektronicznej — [do uzupełnienia po wyborze dostawcy]
- Dostawca narzędzi analitycznych — Cloudflare Web Analytics (dane zagregowane, bez identyfikacji osoby)
- Biuro rachunkowe i kancelaria prawna — w zakresie niezbędnym do prowadzenia dokumentacji finansowej i prawnej
- Uprawnione organy państwowe — w przypadkach przewidzianych przepisami prawa
Z każdym podmiotem przetwarzającym dane w imieniu Administratora zawarta zostanie umowa powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO.
Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Na obecnym etapie dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) w związku z korzystaniem z usług infrastrukturalnych dostawców mających siedzibę w Stanach Zjednoczonych (m.in. Cloudflare, Inc.).
Transfer odbywa się na podstawie:
- Standardowych Klauzul Umownych (SCC) zatwierdzonych decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2021/914 z dnia 4 czerwca 2021 r.
- uczestnictwa odbiorcy w programie EU-US Data Privacy Framework (jeśli odbiorca jest certyfikowany)
- dodatkowych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających odpowiedni stopień ochrony
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo otrzymać kopię zastosowanych zabezpieczeń, zwracając się do Administratora na adres contact@telos.clinic.
Okres przechowywania danych
- Dane z formularza kontaktowego: do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu lub do wniesienia sprzeciwu, w zależności od tego, co nastąpi wcześniej
- Dane z listy pre-launch: do wycofania zgody lub do 24 miesięcy po ewentualnym zaprzestaniu kontaktu
- Dane partnerskie: przez okres negocjacji oraz przez okres wymagany przepisami podatkowo-rachunkowymi
- Dane analityczne: do 14 miesięcy (standard Cloudflare/Google Analytics)
- Dane związane z obroną przed roszczeniami: do upływu okresu przedawnienia roszczeń
Prawa osób, których dane dotyczą
Każdej osobie, której dane osobowe są przetwarzane, przysługują następujące prawa:
- Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) — uzyskania informacji, czy i w jakim zakresie dane są przetwarzane, oraz otrzymania ich kopii
- Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) — gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne
- Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) — tzw. prawo do bycia zapomnianym, z ograniczeniami wynikającymi m.in. z przepisów o dokumentacji medycznej
- Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
- Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie
- Prawo do wniesienia sprzeciwu (art. 21 RODO) — wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, w tym profilowania
- Prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO)
- Prawo do niepodlegania decyzjom opartym wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu (art. 22 RODO)
W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem contact@telos.clinic. Administrator udzieli odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w terminie jednego miesiąca od otrzymania żądania.
Profilowanie i decyzje zautomatyzowane
Na etapie przed-otwarciowym Administrator nie stosuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowania, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływałyby na osobę.
W fazie operacyjnej kliniki — w zakresie analizy wyników badań genomicznych, epigenetycznych i metabolicznych — mogą być stosowane narzędzia wspomagane algorytmami i modelami uczenia maszynowego. Każda taka analiza będzie jednak każdorazowo weryfikowana i zatwierdzana przez lekarza specjalistę, a pacjent zostanie o tym wyraźnie poinformowany przed rozpoczęciem świadczenia.
Dobrowolność podania danych
Podanie danych osobowych w serwisie jest dobrowolne, jednak niezbędne do:
- otrzymania odpowiedzi na zapytanie przesłane przez formularz kontaktowy lub pocztę elektroniczną
- otrzymania powiadomienia o otwarciu kliniki w ramach listy pre-launch
- podjęcia współpracy w charakterze partnera (laboratorium, lekarz, media)
Niepodanie danych uniemożliwi realizację powyższych celów.
Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, w szczególności:
- szyfrowanie transmisji danych (TLS/HTTPS)
- ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych
- stosowanie silnych mechanizmów uwierzytelniania
- regularne kopie zapasowe
- procedury reagowania na incydenty bezpieczeństwa zgodne z RODO (zgłoszenie w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia)
Pliki cookies
Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie. Szczegółowe informacje zawarte są w odrębnej Polityce cookies.
Zmiany Polityki prywatności
Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności. O każdej istotnej zmianie osoby, których dane dotyczą, zostaną poinformowane za pośrednictwem serwisu lub drogą elektroniczną.
Aktualna wersja Polityki prywatności dostępna jest zawsze pod adresem telos.clinic/polityka-prywatnosci.
- Data controller
- Data Protection Officer
- Purposes and legal bases for processing
- Categories of data processed
- Recipients of data
- Transfers of data outside the European Economic Area
- Retention periods
- Rights of data subjects
- Profiling and automated decision-making
- Voluntariness of providing data
- Data security
- Cookies
- Changes to this Privacy Policy
Data controller
The controller of personal data processed in connection with the operation of this website is TELOS Clinic — an entity operating under the commercial designation „TELOS".
Full details of the controller:
- Entity name: TELOS CLINIC sp. z o.o.
- Registered address: ul. Mogilska 134, 31-445 Kraków
- Tax ID (NIP): 9462736852
- REGON: 52765716600000
- KRS: 0001086309
- Entry number in the Register of Entities Performing Medical Activity (RPWDL): [number pending]
- Contact e-mail: contact@telos.clinic
You may contact the controller by e-mail at contact@telos.clinic or in writing at the registered address.
Data Protection Officer
Given the planned profile of the activity — providing medical services involving the processing of special categories of data (health, genetic, biometric) — the Controller will appoint a Data Protection Officer in accordance with Article 37(1)(c) of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 (the „GDPR").
Contact details of the Data Protection Officer: [to be published before medical services begin; planned address: iod@telos.clinic]
You may contact the Data Protection Officer with any questions concerning the processing of personal data and the exercise of your rights.
Purposes and legal bases for processing
At the current pre-launch stage, the Controller processes personal data for the following purposes:
3.1. Handling enquiries sent through the contact form or by e-mail
- Legal basis: Article 6(1)(b) GDPR — steps taken at the request of the data subject prior to entering into a contract; Article 6(1)(f) GDPR — legitimate interest of the controller consisting in communication and building relationships with prospective patients and partners.
- Scope of data: first and last name, e-mail address, content of the message, optionally a phone number.
3.2. Maintaining the pre-launch waiting list
- Legal basis: Article 6(1)(a) GDPR — consent of the data subject.
- Scope of data: e-mail address and optionally first name.
- Consequences of consent: receiving a notification of the clinic opening and informational materials related to longevity medicine; consent may be withdrawn at any time, without giving reasons.
3.3. Communication with partners (laboratories, physicians, media)
- Legal basis: Article 6(1)(b) GDPR (steps aimed at entering into a contract) and Article 6(1)(f) GDPR (legitimate interest consisting in building partner networks).
3.4. Website analytics
- Legal basis: Article 6(1)(a) GDPR — consent expressed through the choice made in the cookie banner.
- Scope: statistical data on site traffic, device type, general location (country level), source of visits.
3.5. Defence against and pursuit of claims
- Legal basis: Article 6(1)(f) GDPR — legitimate interest of the controller.
3.6. Compliance with legal obligations
- Legal basis: Article 6(1)(c) GDPR — compliance with obligations arising from the law (including tax and accounting obligations).
Categories of data processed
During the pre-launch stage, the Controller processes the following categories of personal data:
- Identification data: first name, last name
- Contact data: e-mail address, phone number (if provided), postal address (where applicable)
- Correspondence data: content of messages, date and time of contact
- Technical data: IP address, browser identifier, operating system, interaction data with the site (with consent for analytical cookies)
The Controller does not process health, genetic or biometric data at this stage.
Recipients of data
Personal data may be shared with the following categories of recipients:
- Hosting and CDN infrastructure provider — Cloudflare, Inc. (USA) — for the purpose of making the website available
- E-mail service provider — [to be provided once selected]
- Analytics provider — Cloudflare Web Analytics (aggregated data, without personal identification)
- Accounting firm and law firm — to the extent necessary for financial and legal documentation
- Authorised state authorities — in cases provided for by law
A data processing agreement under Article 28 GDPR will be concluded with each entity processing data on behalf of the Controller.
Transfers of data outside the European Economic Area
At this stage, data may be transferred outside the European Economic Area (EEA) in connection with the use of infrastructure services from providers headquartered in the United States (including Cloudflare, Inc.).
Such transfers are carried out on the basis of:
- Standard Contractual Clauses (SCCs) approved by Commission Implementing Decision (EU) 2021/914 of 4 June 2021
- the recipient's participation in the EU-US Data Privacy Framework (where the recipient is certified)
- additional technical and organisational safeguards ensuring an adequate level of protection
The data subject has the right to obtain a copy of the safeguards applied by contacting the Controller at contact@telos.clinic.
Retention periods
- Contact form data: up to 24 months from the last contact or until an objection is raised, whichever occurs first
- Pre-launch waiting list data: until consent is withdrawn, or up to 24 months after contact is discontinued
- Partner data: for the duration of negotiations and for the period required by tax and accounting regulations
- Analytics data: up to 14 months (Cloudflare/Google Analytics standard)
- Data related to the defence against claims: until the expiry of applicable limitation periods
Rights of data subjects
Every individual whose personal data is processed has the following rights:
- Right of access (Article 15 GDPR) — to obtain information on whether and to what extent data is processed, and to receive a copy
- Right to rectification (Article 16 GDPR) — where the data is incorrect or incomplete
- Right to erasure (Article 17 GDPR) — the „right to be forgotten", subject to limitations arising inter alia from rules on medical documentation
- Right to restriction of processing (Article 18 GDPR)
- Right to data portability (Article 20 GDPR) — to receive data in a structured, commonly used format
- Right to object (Article 21 GDPR) — to processing based on legitimate interest, including profiling
- Right to withdraw consent at any time, without affecting the lawfulness of processing carried out before withdrawal (Article 7(3) GDPR)
- Right not to be subject to decisions based solely on automated processing (Article 22 GDPR)
To exercise these rights, please contact the Controller at contact@telos.clinic. The Controller will respond without undue delay, and at the latest within one month of receiving the request.
Profiling and automated decision-making
At the pre-launch stage, the Controller does not apply decisions based solely on automated processing, including profiling, that would produce legal effects concerning the data subject or similarly significantly affect them.
Once the clinic is operational — in the analysis of genomic, epigenetic and metabolic test results — tools supported by algorithms and machine learning models may be used. Each such analysis will, however, be verified and approved by a medical specialist in every case, and the patient will be explicitly informed of this before services commence.
Voluntariness of providing data
Providing personal data on the website is voluntary but necessary in order to:
- receive a response to an enquiry submitted via the contact form or by e-mail
- receive a notification of the clinic opening as part of the pre-launch waiting list
- establish cooperation as a partner (laboratory, physician, media)
Failure to provide data will make the above purposes impossible to fulfil.
Data security
The Controller applies technical and organisational measures to protect processed personal data appropriate to the risk and categories of data concerned, in particular:
- encryption of data in transit (TLS/HTTPS)
- access restriction to authorised persons only
- strong authentication mechanisms
- regular backups
- incident response procedures compliant with the GDPR (notification within 72 hours of becoming aware of a breach)
Cookies
The website uses cookies and similar technologies. Detailed information is provided in a separate Cookie Policy.
Changes to this Privacy Policy
The Controller reserves the right to make changes to this Privacy Policy. Data subjects will be informed of any material change through the website or by e-mail.
The current version of the Privacy Policy is always available at telos.clinic/polityka-prywatnosci.